Présents :
Cyrille, Floriane, Miko, Myriam, Virginie et Marie
Histoire + règles
Question essentielle lors de la construction du réseau. Besoin de gérer quelques flux d'argent pour certains GL. Jusqu'en 2014, l'asso ne répondait pas à ces demandes, car pas les ressources en interne, ni la maturité suffisante. Cyrille a mis cela en place à son arrivée au sein de l'EO et cela a été opérationnel dès début 2015.
Pour avoir les deux lignes de sous-compte, nécessité d'un lien particulier entre le GL et le national, d'où le protocole car si besoin de payer à la place du GL ou si arrêt du GL, l'argent sur le "sous-compte" appartient à l'association Colibris.
Un sous-compte n'est pas un compte bancaire. De même il n'y a pas de chéquier et de carte bleue possibles. Un sous-compte de GL Colibris, ce sont en fait deux comptes dans la comptabilité de Colibris : un compte "Charges" et compte "Produits" dédiés à chaque GL pour lequel un "sous-compte" est créé. Le sous-compte du CC est le delta entre le compte Produits et le compte Charges.
Jusqu'ici c'est Cyrille qui gère cette partie. Demande de Cyrille : envisager une passation en 2020.
Lien particulier entre Cyrille et un membre du CC référent du sous-compte. Important que la personne qui a le rôle "sous-compte" au sein du CC ne soit pas celle référente du rôle coordination. Le risque est sinon d'avoir un cumul de rôles sous entendant du pouvoir, voire de rendre très vite la personne indispensable.
Pour la gestion des flux d'argent liés au sous compte d'un GL, la personne référence au sein du GL se met en contact avec Cyrille qui fait ensuite le lien avec Bernard (en charge de la comptabilité de l'association).
A rappeler régulièrement : Cyrille est l'interlocuteur sur ce sujet, pas besoin de solliciter en direct son référent géographique.
Besoin d'aller collecter les référents pour certains des GL : Alès, Toulouse, Aubagne, Lyon, Metz, Nantes.
Eviter que ce soit les coordinateur.trices qui soient référent.es pour les sous-compte (en lien avec Cyrille) : c'est un rôle précis qui demande de la procédure ! Bien le préciser au futur référent.e.
Normalement Sous-Compte uniquement pour les GLP. Quelques exceptions. Quand un GLP repasse en GLE, dans ce cas, pas de fermeture. Il faut aussi veiller quand renouvellement du CC aux intentions que peuvent manifester les personnes entrantes quant à l'utilisation de cet argent. La question du sous-compte ramène inéluctablement à la question de l'argent en général et à son "pour quoi faire exactement ?" dans la vie du groupe et ses actions.
Quand un GL s'arrête complètement, l'argent qui est sur le sous-compte, reste sur le compte de Colibris.
Quand de l'argent de type, MAIF,... doit être versé, il faut toujours vérifier que l'argent ai été versé et que la somme a bien été aiguillé sur le sous-compte du GL. Cyrille fait ce suivi.
Quand dépenses, vérifier qu'il y a de l'argent sur le sous-compte. Pour la boutique : Nico sollicite le ou la référent-e par mail pour confirmation.
Sinon, Cyrille s'occupe de l'administratif, fait signer à la coordinatrice du Pôle relier, puis envoie à B.
Quand création d'un sous-compte : lien direct à faire avec Cyrille par téléphone pour aborder la question de l'argent.