Secrétaire des réunions d'équipe


Très inspiré de la fiche de rôle du secrétaire du CP-CO :
fiche_de_role_Secretaire_CPCO.pdf (72.3kB)
Le secrétaire est à la fois la mémoire du cercle, le gardien du temps et des processus sociocratiques et donc un soutien indispensable pour l'animateur avec lequel il formera un vrai binôme.
Il est également garant de l’histoire du mouvement et à ce titre il s’assure que la page « Histoire de Colibris » du Wiki de l’EO est à jour.
Alors que l'animateur pilote la discussion, le secrétaire est le navigateur au service du cercle et du processus à mener.

Rôles et redevabilités
Avant la réunion :
- Faire la cueillette des données afin de préparer, rédiger et communiquer l'ordre du jour (ODJ)â?¢
- L'envoi des propositions, documents et ordre du jour se fait au plus tard 3 jours avant et le vendredi si la réunion se fait le mardi. Cela implique que les proposeurs doivent transmettre leurs propositions au moins le jeudi précédent la réunion, soit la veille de l'envoi de l'ODJ.
- Organiser la logistique de la rencontre du Cercle, en appui de la décision de la réunion d'équipe du 28 février 2017 pour les aspects techniques de réunion à distance.20170228Fiche_de_proposition_role_technique_reunion_equipe_.doc (39.5kB)
Mandat : 6 mois.

Pendant la réunion :
- Participer aux discussions en tant que membre du Cercle
- Prendre le rôle de l'animateur lorsque celuiâ?ci est absent ou impliqué dans la discussion.
- Relever les décisions prises par le cercle.
- S'assurer que l'ODJ a été traité entièrement.
- Note les points à reporter à l'ODJ de la prochaine rencontre de cercle.

Après la réunion :
- Envoyer le relevé de décision avec un rappel pour la prochaine réunion d'équipe.
- tenir à jour le wiki de LEO avec les prises de décisions.

Non-redevabilités
- être drôle mais cela peut être un plus !

Compétences et Qualités
  • Connaissance et maîtrise des processus
  • Préparation, prise de notes, et esprit de synthèse
  • Objectivité/ impartialité
  • Capacité à prendre du recul et digérer le vécu et l'info avant retransmission