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1. Consolider la liste des partenaires en clarifiant notamment la notion de partenaire et les conditions de participation au collège des partenaires (c'est quoi la gouvernance de Colibris, les intérêts pour eux, leur rôle, ce qui est attendu...).
Indicateurs :
Nombre de partenaires ayant accepté de faire partie du collège en conscience
Livrables :
Réalisation d'un document écrit et communication de celui-ci à chacune des organisations présentant ce que veut dire faire partie du collège des partenaires et ce que ce n'est pas. (> mai 2017)
Tableau de présentation des partenaires (indiquant les différents niveaux de partenariat avec le mouvement, leur déclinaison opérationnelle, leurs spécificités, thématiques...)
Etat d'avancement :
25 partenaires ont accepté de faire partie du collège et ont rempli leur fiche sur le wiki gouvernance. 2 changements de représentants sont en cours pour Enercoop et CIWF.
Un tableau a été initié pour identifier et clarifier les différents niveaux de partenariats avec le mouvement. Il doit être complété avec des éléments sur le type de gouvernance de chaque structure. Un nouveau tableau de suivi du collège des partenaires a été élaboré et questionne la pertinence des indicateurs quant à l'évaluation des modes d'interaction et de leur visibilité.
Le document présentant ce que veut dire faire partie du collège des partenaires (et ce qu'il n'est pas) reste à faire en s'appuyant sur le compte rendu de la rencontre du 23 février et divers échanges avec les partenaires.
2. Impulser une dynamique au collège afin que les organisations concernées aient une conscience commune de leur appartenance au collège.
Indicateurs :
Nombre d'événements rassemblant les organisations du collège (> 1 ou 2 événements organisés en 2017 à commencer par celui du 23/2) et évaluation de ces événements par les organisations présentes.
Livrable :
Recueil des besoins et des apports des partenaires au sein du collège
Etat d'avancement :
Une première rencontre a été organisée le 23 février pour présenter le collège des partenaires et inviter les structures identifiées à le rejoindre.
3 webinaires ont été mis en place pour faciliter un processus d'inclusion au sein du collège. Ils ont enclenché une dynamique et partagé l'envie de se rencontrer en présentiel afin de prolonger les échanges. Au cours d'un atelier organisé lors du CO des 17 et 18 juin, les 15 partenaires ont redéfini le périmètre du collège à 3 niveaux (partenariat opérationnel, regards croisés, effets induits pour les partenaires). Dans le prolongement de ces échanges, une rencontre qui se déroulerait aux Hameau des Buis a été évoquée pour le printemps 2018.
3. Impulser une connaissance réciproque et rendre visible ces partenariats privilégiés sur le site Internet et le wiki du CO/CP.
Livrable :
Formalisation d'une fiche de présentation de la structure pour chacun.e des partenaires et la partager avec les autres composantes de l'association (juillet 2017)
Etat d'avancement :
Des rencontres avec chacun des partenaires commencent à être programmées à partir de fin août, début septembre 2017 afin d'impulser cette démarche pour chacun.e. Cet item est à croiser avec le point 5 de cette feuille de route qui vise à formaliser des fenêtres de coopération entre Colibris et chaque partenaire.
La page partenaires du site Colibris est en cours d'actualisation avec l'ajout de deux partenaires du collège : Framasoft et Parlement et Citoyen.
La Fiche de présentation de la structure a vocation à présenter la structure concernée d'un point de vue gouvernance et relations de gouvernance entre structures. Elle doit être formalisée et sera visible dans l'espace du collège des partenaires.
4. Faciliter la prise en main des outils numériques dédiés de la gouvernance (tutoriels, formations, soutiens techniques en lien avec ce qui se fait déjà en interne).
Livrable :
Réalisation ou adaptation de tutoriels et/ou formations
Etat d'avancement :
Un accompagnement individuel à la prise en main du wiki a été réalisé auprès de la majorité des partenaires qui ont réalisé leur fiche de présentation avant le CO. 16 d'entre eux ont également rempli un formulaire pour leur inscription au CO. Ils ont consulté divers documents sur la gouvernance et ont eu accès aux bases de données sur les nouveaux membres du CO. Les 3 webinaires ont également contribué à l'appropriation du wiki, d'un logiciel de visioconférence, d'un pad et d'une sensibilisation à l'espace de consultation (création de comptes) en amont du CO. Des webinaires de formation à distance sur ces outils pourraient être proposés selon les besoins des membres du collège afin de faciliter les échanges à distance. Quelques partenaires ont déjà exprimé le besoin de monter en compétence sur l'utilisation d'outils numérique collaboratifs.
Lors du CO des 17 et 18 juin, un atelier numérique a proposé l'utilisation d'un pad, la présentation du wiki gouvernance intégrant l'espace de consultation. Les 15 partenaires présents ont donc été sensibilisés à la prise en mains de nos outils numériques.
Il est prévu de relancer l'animation de l'espace de consultation à partir de la rentrée en s'appuyant sur un tutoriel vidéo concernant l'utilisation du wiki gouvernance et de l'espace de consultation. Des webinaires "sprint contributions" sont envisagés pour dynamiser l'envie de contribuer en se retrouvant collectivement au même moment en ligne et pour contribuer ensuite individuellement. Il nous manque à ce stade un outils de visioconférence acceptant une trentaine de participants.
5. Rapprocher les représentations locales de certains partenaires avec les Groupes Locaux Colibris afin par exemple que les Groupes Locaux connaissent le partenaire en question sur leur territoire, sachent en parler et puissent aiguiller vers lui et réciproquement.
Livrable :
Mapping des réseaux locaux de certains partenaires qui ont un réseau local (Nef, Enercoop, etc.) et mise en lien (T3 2017)
Etat d'avancement :
Sur le même principe que pour La Nef en 2016 (voir page du Wiki des GL), un travail spécifique de fenêtres de coopération a été initié avec Emmaüs et Parlement & Citoyens.
L'idée n'est pas de le faire avec tous les membres du collèges des partenaires mais de commencer avec celles et ceux qui sont déjà dans cette énergie là.
6. S'assurer du choix d'un représentant de chaque organisation partenaire pour la participation au CO et accompagner le processus d'inclusion pour le CO.
Indicateur :
Qualité et nombre d'interactions avec chacune des personnes représentant les organisations
Livrable :
Identification pour chaque organisation de la personne présente au CO pour fin février 2017.
Etat d'avancement :
29 partenaires, pressentis et répertoriés sur une liste établie par le 1er lien de l'EO, ont été contactés et relancés pour intégrer le collège des partenaires. Des échanges téléphoniques ont ensuite eu lieu avec a minima les 25 partenaires ayant accepté de rejoindre le collège.
La réalisation de 3 webinaires (2 pour le niveau 1 et 1 pour le niveau 2) ont mobilisé 14 partenaires avec un total de 18 participations sur l'ensemble des webinaires.
La prise de notes et le replay des webinaires étaient à disposition de tous. Pour autant, des entretiens téléphoniques pour les partenaires ne pouvant assister aux webinaires (FNH, Framasoft) ont été organisés afin d'apporter les informations nécessaires et ainsi palier à une trop grande disparité dans le niveau d'appropriation de la gouvernance.
Plusieurs entretiens téléphoniques complémentaires ont porté sur des besoins d'éclaircissements sur les engagements concernant le collège ou sur des formalités pratiques d'inscription au CO.
D'autres entretiens avec les partenaires n'ayant pas pu assister au CO ont débuté comme avec une représentante d'Emmaüs France par exemple et avec une représentante d'Enercoop qui remplace son prédécesseur présente au CO.
Axe 3
Créer une véritable identité du collège des partenaires, avec l'identification de synergies bénéfiques aux actions de l'association
Page mise à jour le 07 septembre (Marika)1. Consolider la liste des partenaires en clarifiant notamment la notion de partenaire et les conditions de participation au collège des partenaires (c'est quoi la gouvernance de Colibris, les intérêts pour eux, leur rôle, ce qui est attendu...).
Indicateurs :
Nombre de partenaires ayant accepté de faire partie du collège en conscience
Livrables :
Réalisation d'un document écrit et communication de celui-ci à chacune des organisations présentant ce que veut dire faire partie du collège des partenaires et ce que ce n'est pas. (> mai 2017)
Tableau de présentation des partenaires (indiquant les différents niveaux de partenariat avec le mouvement, leur déclinaison opérationnelle, leurs spécificités, thématiques...)
Etat d'avancement :
Un tableau a été initié pour identifier et clarifier les différents niveaux de partenariats avec le mouvement. Il doit être complété avec des éléments sur le type de gouvernance de chaque structure. Un nouveau tableau de suivi du collège des partenaires a été élaboré et questionne la pertinence des indicateurs quant à l'évaluation des modes d'interaction et de leur visibilité.
Le document présentant ce que veut dire faire partie du collège des partenaires (et ce qu'il n'est pas) reste à faire en s'appuyant sur le compte rendu de la rencontre du 23 février et divers échanges avec les partenaires.
2. Impulser une dynamique au collège afin que les organisations concernées aient une conscience commune de leur appartenance au collège.
Indicateurs :
Nombre d'événements rassemblant les organisations du collège (> 1 ou 2 événements organisés en 2017 à commencer par celui du 23/2) et évaluation de ces événements par les organisations présentes.
Livrable :
Recueil des besoins et des apports des partenaires au sein du collège
Etat d'avancement :
3 webinaires ont été mis en place pour faciliter un processus d'inclusion au sein du collège. Ils ont enclenché une dynamique et partagé l'envie de se rencontrer en présentiel afin de prolonger les échanges. Au cours d'un atelier organisé lors du CO des 17 et 18 juin, les 15 partenaires ont redéfini le périmètre du collège à 3 niveaux (partenariat opérationnel, regards croisés, effets induits pour les partenaires). Dans le prolongement de ces échanges, une rencontre qui se déroulerait aux Hameau des Buis a été évoquée pour le printemps 2018.
3. Impulser une connaissance réciproque et rendre visible ces partenariats privilégiés sur le site Internet et le wiki du CO/CP.
Livrable :
Formalisation d'une fiche de présentation de la structure pour chacun.e des partenaires et la partager avec les autres composantes de l'association (juillet 2017)
Etat d'avancement :
La page partenaires du site Colibris est en cours d'actualisation avec l'ajout de deux partenaires du collège : Framasoft et Parlement et Citoyen.
La Fiche de présentation de la structure a vocation à présenter la structure concernée d'un point de vue gouvernance et relations de gouvernance entre structures. Elle doit être formalisée et sera visible dans l'espace du collège des partenaires.
4. Faciliter la prise en main des outils numériques dédiés de la gouvernance (tutoriels, formations, soutiens techniques en lien avec ce qui se fait déjà en interne).
Livrable :
Réalisation ou adaptation de tutoriels et/ou formations
Etat d'avancement :
Lors du CO des 17 et 18 juin, un atelier numérique a proposé l'utilisation d'un pad, la présentation du wiki gouvernance intégrant l'espace de consultation. Les 15 partenaires présents ont donc été sensibilisés à la prise en mains de nos outils numériques.
Il est prévu de relancer l'animation de l'espace de consultation à partir de la rentrée en s'appuyant sur un tutoriel vidéo concernant l'utilisation du wiki gouvernance et de l'espace de consultation. Des webinaires "sprint contributions" sont envisagés pour dynamiser l'envie de contribuer en se retrouvant collectivement au même moment en ligne et pour contribuer ensuite individuellement. Il nous manque à ce stade un outils de visioconférence acceptant une trentaine de participants.
5. Rapprocher les représentations locales de certains partenaires avec les Groupes Locaux Colibris afin par exemple que les Groupes Locaux connaissent le partenaire en question sur leur territoire, sachent en parler et puissent aiguiller vers lui et réciproquement.
Livrable :
Mapping des réseaux locaux de certains partenaires qui ont un réseau local (Nef, Enercoop, etc.) et mise en lien (T3 2017)
Etat d'avancement :
L'idée n'est pas de le faire avec tous les membres du collèges des partenaires mais de commencer avec celles et ceux qui sont déjà dans cette énergie là.
6. S'assurer du choix d'un représentant de chaque organisation partenaire pour la participation au CO et accompagner le processus d'inclusion pour le CO.
Indicateur :
Qualité et nombre d'interactions avec chacune des personnes représentant les organisations
Livrable :
Identification pour chaque organisation de la personne présente au CO pour fin février 2017.
Etat d'avancement :
La réalisation de 3 webinaires (2 pour le niveau 1 et 1 pour le niveau 2) ont mobilisé 14 partenaires avec un total de 18 participations sur l'ensemble des webinaires.
La prise de notes et le replay des webinaires étaient à disposition de tous. Pour autant, des entretiens téléphoniques pour les partenaires ne pouvant assister aux webinaires (FNH, Framasoft) ont été organisés afin d'apporter les informations nécessaires et ainsi palier à une trop grande disparité dans le niveau d'appropriation de la gouvernance.
Plusieurs entretiens téléphoniques complémentaires ont porté sur des besoins d'éclaircissements sur les engagements concernant le collège ou sur des formalités pratiques d'inscription au CO.
D'autres entretiens avec les partenaires n'ayant pas pu assister au CO ont débuté comme avec une représentante d'Emmaüs France par exemple et avec une représentante d'Enercoop qui remplace son prédécesseur présente au CO.