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1. Continuer la stratégie de petit pas individuels pour limiter l'effritement de la base (appel, réponse mail, questionnaire de fin) et renforcer le pourquoi du don, tout en affinant le recrutement global de nouveaux.elles cotisant.e.s via notamment les appels à dons.
Etat d'avancement :
Appels de 3 à 5 cotisant.e.s par semaine en plus des contacts liés aux sollicitations. Réponse personnalisée par mail ou téléphone lors de commentaires écrits par les cotisant.e.s suite aux inscriptions d'évènements dédiés (tirage au sort des élu.e.s, inscriptions aux rencontres, questions sur Oasis et GL, Coup de pouce Fab...). Suivi des grands donateurs (sons suite à décès ou mariage, dons de cause à effet, la Télé de Lilou, Association Zen Sud Toulouse...). Abandon du questionnaire de fin de cotisation.
En cours : réflexion sur une cohérence de communication quant au fait de cotiser à travers la communication des projets colibris. Mise en place de vidéos témoignage.
Pour visualiser les suivi des appels
2. Informer les cotisant.e.s sur la vie de l'association par des canaux dédiés : mails (rapport d'activité, etc.), espace spécifique sur le site.
Etat d'avancement :
Mise en place d'une FAQ spéciale cotisant sur le site internet. Création de vidéos thématiques informatives (1ère vidéo sur comment surfer sur le site internet + envoi du rapport d'activité).
Refonte de l'espace cotisaant.e.s sur le site, ouvert à tous pour partager ce qu'on propose aux cotisant.e.s (dates des rencontres physiques et rediffusion des rencontres numériques, info sur le Coup de pouce Fabrique, conférences Kaizen)
en cours : mail de rentrée avec en plus invitation webconf sur les outils libres
3. Organiser des événements dédiés en présentiel et via des web-conférences (rencontres cotisant.e.s).
Etat d'avancement :
2 rencontres physiques :
- Rencontre à Toulon le 3 mars avec 88 inscrit.es et 60 participant.e.s. Ouverte à tous (cotisant.e.s, donateurs.rices, base),
- Rencontre à Paris le 24 avril à Paris avec 140 inscrit.e.s et 80 participant.e.s chez Maria Canal (cotisant.e.s uniquement).
1 rencontre à distance :
- 1ère Webconférence sur les Groupes locaux le 24 mai avec 73 participant.e.s et 282 inscrite.s. Tableau de suivi des commentaires mis en place. Mise en place d'un tutoriel sur comment organiser une webconférence.
A venir : rencontre physique sur Montpellier et Nantes, rencontre numérique avec comme sujets les Outils libres ou Oasis.
4. Impliquer les cotisant.e.s dans la vie de leur territoire via notamment les Groupes Locaux, les Oasis, les événements de la campagne « Le â??Chant des colibrisâ?, en les mettant en relation avec les acteurs locaux de l'association.
Etat d'avancement :
Mail dédié pour la campagne. Lors des échanges personnalisés, souvent envoi du lien de la carte des GL, d'Oasis ou de la Fabrique.
Mise en perspective des projets régionaux lors des rencontres physiques.
1ère Vidéo thématique sur les cartes respectives des projets afin de se déplacer au local. Organisation du Coup de pouce cotisant.e.s sur la Fabrique des colibris : les cotisant.e.s choisissent quels projets de la Fab bénéficiera d'une dotation de 300 euros versés par Colibris (budget cotisant.e.s) pour satisfaire un besoin matériel non satisfait sur la Fabrique
Mise en relation lors des rencontres cotisants avec les sympathisants, les porteurs de projet Fab et les Oasis
A venir : réflexion sur la transmission des données statistiques ou personnelles des cotisant.e.s aux GLs
5. Mettre en place pour les cotisant.e.s des éléments de communication dédiés via à terme un espace privé sur le site internet (signature personnalisée, vidéos sur l'association, plaquette informative).
Etat d'avancement :
Abandon de l'idée d'un espace privé sur le site (mais renouvellement de l'espace cotisants avec accès tout public aux webconférences).
Vidéo sur la vie de l'association déléguée au pôle support et inspirer pour un message à plus grande échelle : en suspens aujourd'hui.
En cours : signature et logo dédiés aux cotisant.e.s à montrer à Nathalie
A partager avec Nathalie : projet de témoignage de cotisants pour appel à don ou susciter la cotisation à d'autres
Indicateurs Points 1 à 5 :
Nombre de cotisant.e.s contacté.e.s (>200 sur l'année) : 182 personnes contactées le 19 juillet
Nombre d'événements réalisés (>4 rencontres physiques et 2 web conférences)
Nombre de cotisants (>5200)
Nombre de nouveaux cotisants par mois (>40)
6. Entretenir une base de données solide et propre, quantitative et qualitative, afin de permettre à la fois d'avoir un suivi facile des chiffres et des personnes mais aussi que l'ensemble de l'association ait une connaissance suffisante de cette communauté.
Etat d'avancement :
Sous Prodon, activité COTISANTS propre, nettoyage de doublon amorcé (200 sur 400).
Mise au point d'un tutoriel Extraction sur Prodon.
Mise au point d'une procédure pour les indicateurs en lien avec le rôle comptabilité.
Mise à jour des mails suite aux inscriptions webconférences (282) ou coup de pouce cotisants (400) (participe avec un autre mail que celui donné).
Reprise de contact et mise à jour des cotisant.e.s blacklisté.e.s de sendinblue ( 300) et des 150 cotisant.e.s sans courriel.
En cours : réflexion pour éviter un trop grand nombre de blacklisté.e.s sur sendinblue
Rendez vous avec Prodon pour utiliser l'outil de manière approfondi
7. Permettre à l'équipe opérationnelle d'avoir en permanence une meilleure visibilité sur les cotisants via non seulement des données statistiques mais aussi des verbatim cotisants.
Etat d'avancement :
Carte des cotisant.e.s par département transmise tous les 3 mois (ici janvier et mars 2017).
Transmission de pépite (notes de cotisants) tous les 3 mois à l'équipe.
En cours :
- contact avec Drawmeagraph car problème sur le site internet.
- indicateurs affinés en raison du décalage entre Prodon et les virements de dons sur les comptes.
Indicateurs Points 6 et 7 :
Nombre de donateurs mensuels et montant
Nombre de cotisants et montant mensuel
Livrables :
Compilation et communication à l'équipe des retours cotisants (â??pépitesâ?) une fois par trimestre
Cartographie trimestrielle des cotisants par département
8. Alimenter et accompagner la communauté des cotisant.e.s dans la mise en place de la nouvelle gouvernance, et leur appropriation de celle-ci.
Etat d'avancement :
Animation du tirage au sort des élu.e.s du collège des cotisant.e.s et vérification de l'éligibilité.
Mise en place d'un processus d'inclusion documenté avec Marika.
Co-animation des webinaires (4, de mars à avril, cf wiki CO, processus inclusion) pour les introduire à notre gouvernance.
Mise à jour des tableaux de suivi des élu.e.s (suivent le Mooc, sont inscrit.e.s sur le wiki, suivent un webinaire sur 2, sont inscrit.e.s au CO).
Disponibilité par téléphone et mail avant le CO pour répondre à toutes les questions des élu.e.s (nombreuses :)). Relance des silencieux (10) avec 5 repêchages.
Animation de l'élection et accompagnement des coordinateurs.rices du collège.
Invitation des élu.e.s de la région concernée aux prochaines rencontres cotisant.e.s.
En cours : comment informer les nouveaux et anciens cotisant.e.s de la nouvelle gouvernance, quel porte parolat des nouveaux.elles élu.e.s ? Mise à jour de la base de données collège cotisants
Axe 2
Renforcer et développer la communauté des cotisants via une appropriation plus générale de ce qu'est l'association
Page mise à jour le 19 juillet 2017 (Cyrille)1. Continuer la stratégie de petit pas individuels pour limiter l'effritement de la base (appel, réponse mail, questionnaire de fin) et renforcer le pourquoi du don, tout en affinant le recrutement global de nouveaux.elles cotisant.e.s via notamment les appels à dons.
Etat d'avancement :
En cours : réflexion sur une cohérence de communication quant au fait de cotiser à travers la communication des projets colibris. Mise en place de vidéos témoignage.
Pour visualiser les suivi des appels
2. Informer les cotisant.e.s sur la vie de l'association par des canaux dédiés : mails (rapport d'activité, etc.), espace spécifique sur le site.
Etat d'avancement :
Refonte de l'espace cotisaant.e.s sur le site, ouvert à tous pour partager ce qu'on propose aux cotisant.e.s (dates des rencontres physiques et rediffusion des rencontres numériques, info sur le Coup de pouce Fabrique, conférences Kaizen)
en cours : mail de rentrée avec en plus invitation webconf sur les outils libres
3. Organiser des événements dédiés en présentiel et via des web-conférences (rencontres cotisant.e.s).
Etat d'avancement :
- Rencontre à Toulon le 3 mars avec 88 inscrit.es et 60 participant.e.s. Ouverte à tous (cotisant.e.s, donateurs.rices, base),
- Rencontre à Paris le 24 avril à Paris avec 140 inscrit.e.s et 80 participant.e.s chez Maria Canal (cotisant.e.s uniquement).
1 rencontre à distance :
- 1ère Webconférence sur les Groupes locaux le 24 mai avec 73 participant.e.s et 282 inscrite.s. Tableau de suivi des commentaires mis en place. Mise en place d'un tutoriel sur comment organiser une webconférence.
A venir : rencontre physique sur Montpellier et Nantes, rencontre numérique avec comme sujets les Outils libres ou Oasis.
4. Impliquer les cotisant.e.s dans la vie de leur territoire via notamment les Groupes Locaux, les Oasis, les événements de la campagne « Le â??Chant des colibrisâ?, en les mettant en relation avec les acteurs locaux de l'association.
Etat d'avancement :
Mise en perspective des projets régionaux lors des rencontres physiques.
1ère Vidéo thématique sur les cartes respectives des projets afin de se déplacer au local. Organisation du Coup de pouce cotisant.e.s sur la Fabrique des colibris : les cotisant.e.s choisissent quels projets de la Fab bénéficiera d'une dotation de 300 euros versés par Colibris (budget cotisant.e.s) pour satisfaire un besoin matériel non satisfait sur la Fabrique
Mise en relation lors des rencontres cotisants avec les sympathisants, les porteurs de projet Fab et les Oasis
A venir : réflexion sur la transmission des données statistiques ou personnelles des cotisant.e.s aux GLs
5. Mettre en place pour les cotisant.e.s des éléments de communication dédiés via à terme un espace privé sur le site internet (signature personnalisée, vidéos sur l'association, plaquette informative).
Etat d'avancement :
Vidéo sur la vie de l'association déléguée au pôle support et inspirer pour un message à plus grande échelle : en suspens aujourd'hui.
En cours : signature et logo dédiés aux cotisant.e.s à montrer à Nathalie
A partager avec Nathalie : projet de témoignage de cotisants pour appel à don ou susciter la cotisation à d'autres
Indicateurs Points 1 à 5 :
Nombre de cotisant.e.s contacté.e.s (>200 sur l'année) : 182 personnes contactées le 19 juillet
Nombre d'événements réalisés (>4 rencontres physiques et 2 web conférences)
Nombre de cotisants (>5200)
Nombre de nouveaux cotisants par mois (>40)
6. Entretenir une base de données solide et propre, quantitative et qualitative, afin de permettre à la fois d'avoir un suivi facile des chiffres et des personnes mais aussi que l'ensemble de l'association ait une connaissance suffisante de cette communauté.
Etat d'avancement :
Mise au point d'un tutoriel Extraction sur Prodon.
Mise au point d'une procédure pour les indicateurs en lien avec le rôle comptabilité.
Mise à jour des mails suite aux inscriptions webconférences (282) ou coup de pouce cotisants (400) (participe avec un autre mail que celui donné).
Reprise de contact et mise à jour des cotisant.e.s blacklisté.e.s de sendinblue ( 300) et des 150 cotisant.e.s sans courriel.
En cours : réflexion pour éviter un trop grand nombre de blacklisté.e.s sur sendinblue
Rendez vous avec Prodon pour utiliser l'outil de manière approfondi
7. Permettre à l'équipe opérationnelle d'avoir en permanence une meilleure visibilité sur les cotisants via non seulement des données statistiques mais aussi des verbatim cotisants.
Etat d'avancement :
Transmission de pépite (notes de cotisants) tous les 3 mois à l'équipe.
En cours :
- contact avec Drawmeagraph car problème sur le site internet.
- indicateurs affinés en raison du décalage entre Prodon et les virements de dons sur les comptes.
Indicateurs Points 6 et 7 :
Nombre de donateurs mensuels et montant
Nombre de cotisants et montant mensuel
Livrables :
Compilation et communication à l'équipe des retours cotisants (â??pépitesâ?) une fois par trimestre
Cartographie trimestrielle des cotisants par département
8. Alimenter et accompagner la communauté des cotisant.e.s dans la mise en place de la nouvelle gouvernance, et leur appropriation de celle-ci.
Etat d'avancement :
Mise en place d'un processus d'inclusion documenté avec Marika.
Co-animation des webinaires (4, de mars à avril, cf wiki CO, processus inclusion) pour les introduire à notre gouvernance.
Mise à jour des tableaux de suivi des élu.e.s (suivent le Mooc, sont inscrit.e.s sur le wiki, suivent un webinaire sur 2, sont inscrit.e.s au CO).
Disponibilité par téléphone et mail avant le CO pour répondre à toutes les questions des élu.e.s (nombreuses :)). Relance des silencieux (10) avec 5 repêchages.
Animation de l'élection et accompagnement des coordinateurs.rices du collège.
Invitation des élu.e.s de la région concernée aux prochaines rencontres cotisant.e.s.
En cours : comment informer les nouveaux et anciens cotisant.e.s de la nouvelle gouvernance, quel porte parolat des nouveaux.elles élu.e.s ? Mise à jour de la base de données collège cotisants