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GL et outils numériques

[Aurélie] : désolée d'avoir mis tant de temps. Je copie-colle mes notes brutes, je n'ai pas eu le temps de tout reformuler...



Tour de parole pour savoir ce que chacun attend de cet atelier
- Partage d'expérience
- Définition des outils numériques
- Formations éventuelles
- Outils entre les membres des CC (comme un forum)

LOUISE, « Madame Wiki » :
Etat des lieux d'où en est le national au niveau des outils numérique. Rôle de Louise mise en place du wiki : outil d'animation du réseau.
Ning plutôt réseau social pour tous les colibris. Etat des lieux de cet outil nécessaire : continuer en améliorant ? supprimer ? Personne n'a le rôle de s'occuper de ce chantier.
2è volet de son rôle : être référent auprès des GL sur les outils que nous utilisons, aide, aiguillage, accompagnement.
Mise en place d'un wiki pour certains groupes locaux. Skype formation, avec plusieurs personnes du CC.
Formation : projet de proposer des formations à distance sur des outils numériques. A construire ensemble. Ex : la co-écriture dans un GL. Mix outil / retour d'XP / animation ( ?)

AGNES (St Etienne) (rq : médiatrice numérique)
St E : baigne dans le numérique. 1ère réunion dans un espace public numérique.
3 organisations de forum ouverts (salle des nouvelles), dont 1 avec saisie directement sur 1 wiki. Movilab ? (association)
Utilisation d'un pad. Saisie en direct des réunions. (même la météo) Ensuite reformulation et CR sur blog/site WP.
Echanges par mail au sein du CC.
Lettre d'info pour le GL. (mailchimp)
Trello : carte à faire / fait, codes couleur (pour l'opérationnel) ni débat ni communication

Retour d'XP sur Trello â??
Pierre (Pays de Gex) : évite tous les mails et toutes les infos se retrouvent au même endroit.
Louise : le pb c'est qu'il faut se connecter, avec un compte, un mdp, etc. Ne pas hésiter à utiliser le wiki pour regrouper tous les outils (en embed)

Floriane : comment gérer l'appropriation des outils par les membres du CC, qui n'ont pas forcément le même niveau en informatique ? Formation des personnes ?
Philippe : slack / groupe FB, etc.

Louise : astuces d'animation autour de tout ça.
- Analyser ensemble ce dont on a besoin (ex : on a besoin de s'envoyer moins de mails, mettre en place des codes dans l'intitulé des mails [URGENT] [INFO]â?¦), se mettre d'accord sur l'essai d'outils permettant de répondre à ce besoin.
- Cf. fiches sur le wiki

PIERRE : important : s'approprier les outils, les adapter au fonctionnement du groupe.

LOUISE : reprendre du pouvoir, utiliser les outils, ne pas en être esclave, les personnaliser (ex : les notifications, ou bannettes automatiques pour les mailsâ?¦)

NADIA : commencer par faire une réunion sur les besoins,

LOUISE : présente Slack : chat. Retour d'XP : bcp de mails + wiki de l'EO + slack -> selon l'info, on choisit son canal. Slack : info quotidienne. Quand on est attendu sur une action : Mail. Wiki : stockage des docs, historique du travail sur les actions. La règle du jeu a été établie en amont.

AGNES : faire attention aux objets de mails, très important.

CELINE-ELODIE : Google-group, pas très simple, tout le monde ne l'utilise pas. Téléphone finalement fonctionne pas mal. Agenda en ligne. Certains outils s'avèrent inutiles. Pb diviser communication interne et com externe. Difficile aussi sur les commissions auxquelles les gens s'inscrivent sans s'impliquer derrière.

Floriane (Lorient) :pareil sur les mailing lists, on y inscrit des gens sans savoir quel type d'infos ils souhaitent recevoir. Donc ils ont fait un sondage pour savoir.

Pierre : bouton se désinscrire en bas de nwl -> traitement automatique des inscriptions/désinscriptions
Quelles adaptations quand des personnes et d'autres repartent ?

Stéphane : important d'avancer aussi le lieu de discussion entre cercles cœur.

Fiche pratique : Un wiki pour mon groupe local

Est-ce un document créé dans le cadre de Colibris ? Oui
Auteurs : colibris qui ont participé à la création de ce document Louise et Anne-Laure
Date (année) 2015
Date (mois) Décembre
Type de document
  • Fiche pratique / méthode / tutoriel
Sujet du document
  • Communication externe
  • Communication interne (au sein du GL ou du réseau)
Mots clés wiki
Fichier : un-wiki-pour-mon-groupe-local.pdf Télécharger
Fichier : files Télécharger
Contenu ou description

Un wiki pour mon Groupe local : les questions à se poser collectivement pour affiner la demande


Ce document vise à soutenir la réflexion d'un groupe quant à la création d'un wiki.
Il est important de se poser ces questions avec tout le cercle cœur, même si ensuite certains s'engagent plus que d'autres sur ce chantier.
Préalable à l'appropriation de ce document : avoir eu une introduction au Wiki avec un membre du Pôle Relier.

Cet outil Wiki est une proposition de l'association Colibris pour les groupes locaux. Le pôle Relier peut vous soutenir sur ces questions (votre référent.e Cécile, Cyrille, Marie-Hélène + Louise). Mais cette invitation n'est en rien une obligation.

Un wiki colibris a une adresse URL sur ce modèle : colibris.cc/99ville (99 étant le numéro du département).

Jusque là, quels outils pour quels usages et quel fonctionnement avez-vous ?

Il est intéressant de tirer les leçons des pratiques passées et en cours : quels outils avez-vous utilisé ensemble ? n'hésitez pas à faire une liste assez exhaustive sur vos outils de travail à distance : mails, téléphone ...
Qu'est-ce qui fonctionne et que l'on veut garder ?
Quelles critiques de ses outils et de leurs usages ?
Qui se charge de quoi ? est-ce que ça vous convient ?

Un wiki pour quoi faire ?

Rappel : un Wiki peut permettre de faire 2 types de sites internet :
  • Le site vitrine est celui qui présente qui nous sommes et ce que nous faisons au grand public. La dimension collaborative se situe au niveau de l'administration du site qui peut être co-portée par plusieurs colibris du groupe local plutôt que de reposer sur une seule personne (traditionnel webmaster). Illustration : le site du groupe local de Bordeaux > http://colibris.cc/33.bordeaux
  • L'espace de travail est un site interne au groupe pour partager les documents, co-écrire des documents, décider de la prochaine date de réunion ... C'est une sorte de salle de réunion virtuelle, où l'on prolonge les échanges engagés en présence. Illustration : le wiki des groupes locaux > http://colibris.cc/groupeslocaux

Votre GL a-t-il besoin d'un site vitrine ou d'un espace de travail ?
(Si vous répondez "les 2 !", nous vous invitons à définir une priorité)

Listez les contenus que vous voudriez mettre sur ce wiki.
Avez-vous déjà une idée d'architecture de menu ? Le wiki est très souple pour changer cette architecture, mais le menu est une des premières choses à faire à la création d'un site : mieux vaut en avoir une première idée partagée collectivement.

Qui fait quoi ?

Animer ce projet
Combien de personnes sont prêtes à consacrer 2 heures à l'apprentissage de ce nouvel outil ?
Ces personnes s'engagent-elles à passer le relais à d'autres quand elles quitteront leur rôle dans le cercle cœur ?

Participer à la réflexion collective puis contribuer régulièrement
Combien de personnes sont prêtes à participer à la réflexion sur les besoins et la conception de l'outil ?
Qui est prêt à contribuer au wiki, à l'utiliser comme un outil courant du groupe local ? Cela signifie être d'accord pour prendre un court temps de découverte de cette nouvelle interface.

Jugez-vous que cette mobilisation est suffisante pour lancer ce chantier ?

Petit exercice pour affiner les besoins :
Rédiger des phrases sous la forme : En tant que ... je souhaite ... afin de ...
Il s'agit de se mettre à la place des différents types d'utilisateurs pour lister des besoins différenciés.
  • Exemples :
    • En tant que membre du cercle cœur, je souhaite pouvoir saisir des utilisations simplement afin d'enrichir le site facilement.
    • En tant que visiteur encore inconnu des colibris je souhaite trouver la date de la prochaine réunion publique afin de pouvoir m'y rendre.
Vous pouvez faire l'exercice collectivement ou chacun pour soi, puis mettre en commun pour vérifier que vous allez dans la même direction.
Pourquoi voulez-vous partager ce contenu ? En quoi peut-il intéresser les GL ? pour les accompagner dans leurs réflexions sur la communication interne et externe, et leurs choix d'outils numériques
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