Pour toutes questions sur le temps bénévole et les reçus fiscaux, vous pouvez envoyer un e-mail à l’adresse administratifgl@colibris-lemouvement.org
C’est actuellement Floriane qui a pris le relai de Cyrille pour s’occuper de ce sujet.


Temps bénévole

Page mise à jour le 17/08/2020

Depuis 2014-2015, Colibris comptabilise le temps offert par les bénévoles à l’association.
Ce travail de recensement est réalisé pour plusieurs raisons :

Suivre son temps bénévole, c’est important pour soi, parce que ce temps ne doit jamais être un poids.
C’est important dans nos cercles coeur, parce que ce temps fait partie de notre raison d’être commune.
C’est important aussi pour l’association parce que cela fait partie de la reconnaissance de l’association vis-à-vis de nos engagements bénévoles en tant que relais locaux.

Une dimension politique

C’est un choix politique fort de l’association que de donner une valeur au travail réalisé par les bénévoles. En effet, Colibris est une association d’intérêt général, basé sur les bénévoles qui la composent et qui viennent donner de leur temps. Pouvoir se compter et consolider le temps bénévole permet donc de l’intégrer au rapport d’activités, de le donner à voir publiquement et d’être en cohérence avec la gouvernance de l’association. Le temps bénévole est intégrer au compte de résultat au même titre que les résultats financiers. Notifier le temps donné est aussi important que l’argent récolté et permet de donner une dimension humaine aux actions menées. C’est aussi une manière de pouvoir expliquer la dimension d’intérêt général de l’association, à l’État, entre autre.

Prendre soin des bénévoles

C’est également important pour chaque bénévole, chaque membre de cercle cœur engagé de prendre conscience du temps qu’il offre à l’association. Cela permet de compter ce que cela représente dans sa vie (est-ce que j’ai du temps pour moi, pour les autres ?). Cela permet également d’être en alerte lorsque les niveaux d’engagements sont élevés, le burn-out associatif existe !

Avoir conscience du temps passé dans le cercle cœur

Dans un cercle cœur, chaque membre donne de son temps pour une raison d’être commune. L’idée n’est pas de savoir qui en donne plus que l’autre, mais d’avoir conscience de nos possibilités, de nos moyens, de faire attention à l’autre et d’arriver à en parler.

Concrètement, comment ça se passe ?


Année après année, suivre son temps bénévole commence à devenir une pratique partagée.

Après plusieurs années de recul et les tests réalisés ensemble, il s’avère aujourd’hui plus simple et plus efficace de :
- tout au long de l’année, mensuellement ou trimestriellement, noter quelque part le temps consacré à l’association Colibris, pour chacun des rôles énergétisés, accompagné des dates lorsque cela concerne des évènements (réunion, stand, formations, etc…),
- en fin d’année, vous recevez un e-mail avec un fichier de compilation (exemple du fichier ici ) et le process à suivre, rappelé ci-dessous.


La compilation de ce temps bénévole est à envoyer à l’association de la manière suivante :

1- Renseigner le fichier « NOM_nomdugl_TB_20XX » envoyé par e-mail en fin d'année.
Vous y trouverez un onglet préparé que vous n’avez plus qu’à compléter.
Vous trouverez également en pj à ce mail un exemple avec la fiche bénévole de Ciboulette ROMARIN du cercle coeur du GL 15 AURIL-SOUS-LE-LAC : fichier « ROMARIN_aurilsouslelac_TB_20XX ».
Pour celles et ceux qui se posent encore la question Ciboulette Romarin n’existe pas… elles étaient dans le jardin de Cyrille sous ses yeux au moment de la création de ce process ;o)

2- Renommer le fichier.
Il suffit pour cela de mettre votre nom de famille en majuscules dans l’intitulé du fichier à la place de « NOM »,
puis le nom de votre Groupe Local à la place de « nomdugl ».

3- Signer le document.
Soit directement en apposant votre signature numériquement dans la case attendue.
Soit en imprimant le document puis en le signant manuscritement.

4- Enregistrer ou scanner le document au format pdf.
Si vous avez signer numériquement, enregistrer le directement au format pdf. Attention, merci de bien vérifier que le document est bien lisible/imprimable ensuite sur une seule et même page.
Si vous avez signer manuscritement, scanner le document au format pdf.

5- Envoyer par courriel le document pdf ainsi renseigné à administratifgl@colibris-lemouvement.org
S’il ne vous est vraiment pas possible de scanner le document et de le renvoyer par courriel, merci d’envoyer d’abord par courriel le document non signé à l’adresse mail indiquée pour prise en compte. Une fois le document pris en compte, l’adresse postale à laquelle l’envoyer signée vous sera communiquée.

6- A réception de votre document, celui-ci est archivé par l’association et pris en compte.

IMPORTANT
Prenez soin de vous :
- N’essayez pas d’être précis à la minute ou à la tâche. Et si vous oubliez quelque chose, ce n’est pas grave :o)
Prendez soin du fichier :
- Ce qui est attendu pour les événements (Réunions, etc.), ce sont les dates auxquelles vous avez participé.
- Ce qui est attendu pour les tâches qui ne sont pas des événements (Animation, etc.), c’est juste une précision sur la tâche (exemple : gestion boite courriel, etc.).


Reçu Fiscal


Qu'est-ce que ce reçu fiscal Bénévolat Groupes Locaux Colibris ?

Pour la première fois dans la vie de l'association Colibris, nous avons fait un essai, en 2016, en établissant des reçus fiscaux pour les bénévoles membres des cercles coeur des Groupes Locaux. Cet essai a été concluant.
Établir ces reçus fiscaux est possible uniquement :
- parce que le réseau s'est suffisamment structuré autour du protocole et des différents stades de vie d'un cercle coeur,
- parce que différentes procédures ont mises en place et qu'elles nous permettent de répondre en cas d'interrogation de l'administration fiscale,
- parce que l’association a la capacité de traiter ce sujet.

Ce reçu fiscal concerne les frais que les membres des cercles coeur des Groupes Locaux protocolés ont engagés personnellement, dans le cadre de leur bénévolat pour l’association, et qui ne sont pas directement remboursés par l’association.
Ces frais sont de deux catégories :
- indemnités kilométriques suite à utilisation de son véhicule personnel : trajet pour réunion, pour rencontre réseau, pour tout événement mentionné dans la fiche « Temps bénévole ».
- dépenses directes : billets de moyens de transport pour se déplacer à événement mentionné dans la fiche « Temps bénévole », achat de petit matériel, impression d'affiches, de flyer, etc.

Il concerne également les membres des cercles coeur en émergence qui ont participé aux rencontres réseaux pour les frais de déplacement, uniquement.

Si vous inscrivez des frais en indemnités kilométriques, ceux-ci demandent à ce que vous joigniez aux documents envoyés, une copie de la carte grise de votre véhicule.
En dehors des frais d'hébergement et de repas pour la rencontre réseau, une dépense ne peut être prise en compte dans ce reçu fiscal, que sur présentation d'un justificatif (facture, ticket d'achat, etc). Et bien sûr, elle ne peut pas avoir fait l'objet d'un autre remboursement par ailleurs.

Précision importante :
Le montant des frais, ainsi déclaré et validé par l’association, est assimilé à du don : il est donc à renseigner dans la case correspondante de la déclaration d’impôts.
Si vous êtes également cotisant.e ou donateur.trice ponctuel.le de l’association, vous aurez par ailleurs un reçu fiscal spécifique concernent ce/ces dons.

Pré-requis obligatoire :

Avoir au préalable retourné sa fiche Temps bénévole de l’année en cours, en bonne et due forme.
Un reçu fiscal ne peut en effet être établi qu'à partir du moment où le membre du cercle coeur concerné, a par ailleurs renseigné sa fiche annuelle de temps bénévole. Ce déclaratif de temps bénévole est en effet l'élément justificatif de base auquel vient s'ajouter le justificatif de la dépense.