Résumé ici
9 Clés pour animer un groupe 2h par semaine
Il s'agit d'un rapide résumé du tutoriel, vous y trouverez les informations les plus utiles. Pour plus d'informations consultez le document d'origine.
Pour qu'un groupe fonctionne bien il faut:
- Plus de 100 membres ( 10 à 20 % se tiennent informés et 1 à 5 % prennent des initiatives proactives)
- Organiser des rencontres régulières (présentiel ou à distance)
- Un accès facile aux informations utiles
- Avoir des échanges entre les rencontres (type newsletter)
- Un facilitateur
100 membres :
Au delà de 100 participants suffisamment de personnes sont actives (10 à 20 %) et elles changent régulièrement ce qui apporte une grande diversité dans les idées et les compétences.
Ceux qui ne font rien ( les 80% autres) sont observateurs et inactifs mais ils servent de public aux actifs et de réservoir.
Les réactifs (10 à 20 %) sont le cœur du groupe. Lorsque que l'ensemble des participants est au courant que la taille du groupe est d'environ 100 membres l'équilibre des 10 à 20% se fait tout seul.
Le courrier des animateurs
Bonjour, mon groupe est constitué d'une cinquantaine de bibliothécaires sur le territoire. Je ne peux donc pas avoir un groupe de cent personnes et pourtant j'ai du mal à avoir suffisamment de personnes impliquées. Comment faire ?
Ma réponse va vous surprendre : ajoutez au moins cinquante personnes qui ont moins à voir avec votre groupe mais acceptent d'y participer et le nombre d'actifs va doubler ! Et si vous ouvriez votre groupe aux utilisateurs des bibliothèques ou encore à des bibliothécaires en dehors du territoire ? Ce ne seront probablement pas les plus actifs mais certains suivront ce qui s'y passe et de nouveaux membres du groupe (probablement parmi les bibliothécaires qui étaient déjà dans le groupe) vont devenir plus réactifsâ?¦ C'est toute la magie de la règle des 90-9-1.
Rencontre régulière
Même si on ne participe pas aux rencontres, il faut veiller à ce que les prochaines dates des évènements soient bien prévues et visibles. Si rien n'est prévu, les participants une fois réunis sauront l'imaginer.
Organiser des rencontres réunions téléphoniques, outils de visioconférence, ou tchat.
Pourquoi des rencontres. Dans les échanges en ligne, 20 % du groupe participe au maximum, ce sont les réactifs. Mais lors des rencontres présentielles il y a plus d'acteurs.
Exemple : sur les 50 personne présentes à l'évènement, tout le monde participe, ça accélère l'avancée du groupe et des projets et ça motive encore plus les 20% réactifs en ligne.
Mais comme tout le monde n'est pas présent lors de la rencontre, il faut tenir les autres au courant sinon ils vont décrocher.
Echange en ligne régulier
Très important pour toucher tout ceux qui ne font pas partie des 20% réactifs. C'est le seul moyen de toucher les acteurs observateurs parfois leur permettre de participer à l'action.
Il faut que les actifs et les observateurs aient le même niveau d'informations. Il existe très souvent une rupture d'informations entre ceux qui participent aux réunions et ceux qui n'y sont pas.
Il faut aussi montrer que l'on co-construit entre les réunions pour garder les observateurs investis.
Le facilitateur et les autres rôles
Le facilitateur fait le point 1/semaine sur la situation et les avancées du groupe de travail, et veille à certains points.
- le groupe a-t-il une direction claire pour tous les participants ?
- la prochaine rencontre est elle prévue ?
- les comptes rendus sont ils régulièrement mis à jour ?
- y a-t-il des conflits dans le groupe ?
- pour chaque action ou projet quelle est la prochaine étape ?
Dans les groupes et les sous groupes il faut :
Un leader (Mathieu pour le projet Oasis), un facilitateur (Clément), des animateurs dans chaque groupe de travail (Laurent, Stéphane, autre membre du Copil), des attrapeurs ( personne qui prend note de toutes les actions et stocke les informations sur le wiki)